Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi samler inn når du besøker hotellink.no eller melder deg på et arrangement gjennom tjenesten, hva vi bruker dem til, hvem vi deler dem med og hvilke rettigheter du har. Erklæringen gir deg informasjonen du har krav på etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 13 og 14 og personopplysningsloven.

1. Hvem vi er

Hotel-Link AS
Organisasjonsnummer: 979 468 458
Adresse: Olav Brunborgs vei 6, 1396 BILLINGSTAD
E-post: [email protected]
Telefon: +47 917 85 974
Nettside: hotellink.no

Har du spørsmål om personvern eller vil bruke rettighetene dine, kontakter du oss på [email protected].

2. Våre to roller

Det er viktig å skille mellom to situasjoner, fordi ansvaret ligger ulike steder:

• Vi er behandlingsansvarlig for opplysninger om deg som besøker hotellink.no, og for opplysninger knyttet til en brukerkonto hos oss. Her bestemmer vi selv formålet med behandlingen.
• Vi er databehandler for opplysninger du oppgir når du melder deg på et arrangement. Da er det arrangøren som er behandlingsansvarlig og bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene skal brukes. Vi behandler dem kun på arrangørens instruks, etter en databehandleravtale. Ønsker du å vite mer om hvordan arrangøren bruker opplysningene dine, eller vil bruke rettighetene dine overfor arrangøren, må du henvende deg direkte til arrangøren. Vi hjelper deg gjerne med å komme i kontakt.

3. Hvilke opplysninger vi behandler

Ved henvendelser via kontaktskjema behandler vi navn, e-postadresse, telefonnummer, bedrift, hvilken type arrangement henvendelsen gjelder og innholdet i meldingen din.

Ved påmelding til arrangement behandler vi opplysningene du fyller inn i skjemaet:

• Navn, e-postadresse, mobilnummer, stilling og arbeidssted
• Opplysninger om de deltakerne du melder på, dersom du melder på flere enn deg selv
• Firmaopplysninger ved fakturering: firmanavn, organisasjonsnummer, fakturaadresse, fakturareferanse og kontaktperson
• Eventuelle kommentarer eller tilleggsopplysninger du selv oppgir, for eksempel behov for tilrettelegging, allergier eller ønske om overnatting
• Valg av billett, tilvalg og betalingsmåte, samt status på betalingen

Tekniske opplysninger. Når et skjema sendes inn, lagrer vi IP-adressen og nettleserinformasjonen (user agent) som ble brukt. Dette gjør vi for å kunne dokumentere henvendelsen og for å avdekke og forhindre misbruk av tjenesten.

Brukerkonto. Oppretter du en konto, behandler vi navn, e-postadresse, passord i kryptert form og eventuell tofaktorautentisering.

Vi ber deg ikke om særlige kategorier av personopplysninger (som helseopplysninger). Oppgir du likevel slike opplysninger i et fritekstfelt, for eksempel matallergier, behandler vi dem kun for å gjennomføre arrangementet, og på grunnlag av ditt samtykke.

4. Formål og behandlingsgrunnlag

• Besvare henvendelser — vår berettigede interesse i å følge opp forespørsler om tjenestene våre (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f), og å gjennomføre tiltak før en avtaleinngåelse (bokstav b).
• Gjennomføre påmeldingen og arrangementet — å oppfylle avtalen med deg (bokstav b). Når du melder på andre enn deg selv, er grunnlaget vår og arrangørens berettigede interesse i å kunne gjennomføre påmeldingen (bokstav f).
• Betaling, fakturering og regnskap — å oppfylle avtalen (bokstav b) og rettslige forpliktelser etter bokføringsloven (bokstav c).
• Sende bekreftelser og praktisk informasjon om arrangementet — å oppfylle avtalen (bokstav b).
• Drift, sikkerhet og feilsøking — vår berettigede interesse i å levere en sikker og fungerende tjeneste (bokstav f).
• Besøksstatistikk — ditt samtykke til analyse av bruken av nettstedet (bokstav a). Se punkt 5.

5. Statistikk og analyse

Vi bruker Google Analytics for å se hvordan nettstedet brukes, for eksempel hvor mange som besøker de ulike sidene, hvilke nettsteder besøkende kommer fra og hvilke nettlesere og skjermstørrelser som benyttes. Statistikken bruker vi til å forbedre innholdet og brukeropplevelsen.

Tjenesten leveres av Google Ireland Limited. Statistikken brukes ikke til markedsføring eller profilering, og opplysninger kan bli overført til USA. Se punkt 8 om overføringsgrunnlaget.

Behandlingen bygger på ditt samtykke, og verktøyet lastes først når samtykke er gitt. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ved å slette informasjonskapslene i nettleseren din.

6. Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som lagres i nettleseren din. Vi bruker informasjonskapsler i to kategorier:

• Nødvendige — sesjonskapsel som holder styr på økten din mens du fyller ut et skjema, og XSRF-TOKEN, en sikkerhetskapsel som beskytter skjemaer mot forfalskede forespørsler. Disse slettes når økten utløper, og krever ikke samtykke.
• Statistikk — informasjonskapsler fra Google Analytics som brukes til å telle besøk og forstå bruken av nettstedet. Disse settes kun dersom du samtykker.

Vi bruker ingen informasjonskapsler til markedsføring, profilering eller sporing på tvers av nettsteder. Du kan slette eller blokkere informasjonskapsler i innstillingene til nettleseren din, men vær oppmerksom på at skjemaene på nettstedet da ikke vil fungere.

7. Hvem vi deler opplysninger med

Vi selger aldri personopplysninger. Opplysninger deles kun der det er nødvendig for å levere tjenesten:

• Arrangøren av arrangementet du melder deg på, som bruker opplysningene til deltakerlister, gjennomføring og fakturering.
• Hotell eller annet overnattingssted, dersom arrangementet omfatter overnatting og du har bestilt dette. Da deles navn og nødvendige bestillingsopplysninger for å kunne reservere rommet.
• Stripe, som betalingsleverandør ved kortbetaling. Kortopplysninger legges inn hos betalingsleverandøren og lagres aldri hos oss.
• Postmark, som sender e-post som bekreftelser og praktisk informasjon på våre vegne.
• Sentry, som varsler oss om tekniske feil på nettstedet.
• Vår driftsleverandør, som leverer servere og lagring for tjenesten.
• Google Ireland Limited, for besøksstatistikk. Se punkt 5.

Alle leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne er bundet av databehandleravtale. I tillegg kan vi utlevere opplysninger dersom vi er rettslig forpliktet til det.

8. Overføring utenfor EØS

Vi tilstreber at personopplysninger behandles innenfor EU/EØS. E-post sendes via Postmark, og besøksstatistikk behandles av Google. Begge er amerikanske leverandører, og bruken innebærer en overføring til USA. Overføringen skjer på grunnlag av EUs standard personvernbestemmelser (SCC) og leverandørenes tilslutning til EU–US Data Privacy Framework. Du kan kontakte oss på [email protected] for mer informasjon om overføringsgrunnlaget.

9. Hvor lenge vi lagrer opplysningene

• Henvendelser via kontaktskjema lagres så lenge det er nødvendig for å følge opp forespørselen, og slettes senest 24 måneder etter siste kontakt.
• Påmeldings- og deltakeropplysninger lagres på vegne av arrangøren, og slettes eller anonymiseres når arrangøren ber om det, og senest når avtalen mellom arrangøren og oss opphører.
• Bilag og opplysninger som inngår i regnskapet oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, slik bokføringsloven krever.
• Brukerkonto lagres så lenge kontoen er aktiv. Du kan når som helst be om at den slettes.
• Tekniske logger, som IP-adresse og nettleserinformasjon, slettes normalt innen 12 måneder.
• Besøksstatistikk er aggregert og oppbevares i inntil 14 måneder.

10. Sikkerhet

Vi sikrer opplysningene dine med tekniske og organisatoriske tiltak. All trafikk til og fra nettstedet er kryptert, passord lagres kun i kryptert form, og tilgang til personopplysninger er begrenset til dem som trenger det for å utføre arbeidet sitt. Hver arrangør har kun tilgang til sine egne påmeldinger.

11. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• få innsyn i hvilke opplysninger vi behandler om deg
• få rettet opplysninger som er feil eller ufullstendige
• få slettet opplysninger vi ikke lenger har grunnlag for å behandle
• be om at behandlingen begrenses
• protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• få utlevert opplysningene du har gitt oss i et maskinlesbart format (dataportabilitet)
• trekke tilbake et samtykke du har gitt, uten at det påvirker lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket

Send en henvendelse til [email protected], så svarer vi normalt innen 2 dager. Gjelder henvendelsen en påmelding, videreformidler vi den til arrangøren, som er behandlingsansvarlig for disse opplysningene. Vi kan be om at du bekrefter identiteten din før vi utleverer opplysninger.

12. Klage til Datatilsynet

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, håper vi du tar kontakt med oss først. Du har uansett rett til å klage til Datatilsynet. Les mer på datatilsynet.no.

13. Endringer i erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen, for eksempel ved endringer i tjenesten eller i regelverket. Den til enhver tid gjeldende versjonen er tilgjengelig på denne siden.